팀오피스로 업무 효율 높여볼까요?

스마트화된 업무 쫒아가기 힘드시지요? 이럴 때 기업 또는 부서의 협업 효과를 높여주는 애플리케이션을 이용해보세요. ‘재밌는 앱’이 아니라고요? 그렇다면 이번에는 재밌게 업무에 적용할 수 있는 앱이라고 해두죠. 모두가 함께 추진하고 공유할 수 있는 앱, 팀오피스 앱을 이용해보세요. 팀오피스, 지금 만나보실까요?

아직도 다이어리를?
지금도 다이어리를 들고 다니세요? 에이~ 뭣 하러 무겁게 들고 다니세요? 스마트폰이 있는데 말이죠. 여기 괜찮은 애플리케이션이 있어요. 바로 팀오피스 애플리케이션을 두고 하는 말이에요. 이런 애플리케이션에는 접근하기 싫다고 하시겠죠? 시도 때도 없이 업무에 시달릴게 빤할 테니 말이죠. 그런데 걱정하지 마세요. 업무적으로 괴롭히지는 않을 거예요. 다만 차근차근 일목요연하게 정리를 해보자는 거죠. 팀 오피스 애플리케이션은 개인적으로는 온라인 다이어리를 꾸밀 수 있도록 하고 팀에서는 협업용으로 쓸 수 있도록 하는 업무용, 깔끔한(?) 애플리케이션이랍니다. 

 

                                  5인 미만은 무료. 팀오피스는 회원 가입 후 사용해야 해요.

이른바 팀워크 애플리케이션이죠. 애플리케이션이지만 모바일상에서 팀을 꾸릴 수는 없어요. 홈페이지에 들어가서 세팅을 한 뒤 스마트폰에서 다운받고 로그인을 해야 사용이 가능하거든요. 기본 앱을 소유하는 것은 무료이지만 ‘전용 멤버십’, ‘기업멤버십’으로 활용하려면 팀 전용의 경우 월 2만원, 기업은 월 25만원(가입비 50만원 별도)을 내야 한답니다.

하지만 5인 미만의 팀은 무료 이용도 가능하니 다운 먼저 받아보세요! 팀오피스는 회원 가입 후 사용해야 해요. 이 애플리케이션을 사용하게 되면 당신은 안티 다이어리 마니아. 회의를 하거나 외부 미팅할 때도 따로 준비할 필요가 없게 되는 거죠. 업무, 보고서, 프로젝트, 파일, 게시판, 일정관리 등 직장에서의 모든 서비스를 애플리케이션 하나로 끝낼 수 있으니까 말이에요.

완벽한 팀플레이를 위하여!

실제로 팀 단위 부서에서 업무를 진행할 때 적합하다는 평가를 받고 있어요. 각 메신저와 연동해 팀에서 일어나는 다양한 소식들을 실시간으로 알려주는 기능까지 있답니다. 이를테면 정기, 비정기 보고서 생성과 관리도 자동으로 처리할 수 있어요. 보고서는 웹자료실과 연동돼 있어 신규 데이터는 물론 기존 데이터까지도 보관하고 열람이 가능하답니다.

 

       체계적인 관리나 업무보고가 필요한 작업에 대해서는 각 담당자의 상세 업무를 추가 등록할 수 있어요~

팀을 개설하면 현황판, 캘린더, 자료실, 게시판, 주소록, 프로젝트관리, 보고서, 업무관리 등의 서비스를 제공받을 수 있죠. 현황판은 팀원 각각의 업무도우미가 돼요. 캠프에서 등록되는 모든 업무내용이 실시간으로 업데이트 되거든요. 때문에 새롭게 추가되는 업무진행상황을 빠짐없이 볼 수 있어요. 팀 오피스에 따르면 프로젝트는 유기적으로 진행되는 프로젝트 성격의 작업들에 대하여 상세진행일정을 세우고 세부 추진 작업을 구성할 수 있다고 하네요. 체계적인 관리나 업무보고가 필요한 작업에 대해서는 각 담당자의 상세 업무를 추가 등록할 수 있으며, 작업의 시작일과 선행업무에 따라 자동으로 프로젝트가 수행된다고 합니다.

업무관리는 팀에서 진행하는 모든 업무에 대해 담당자 별로 업무를 배분하고 업무기한을 설정하여 체계적으로 업무진행이 이루어질 수 있도록 되어 있고요, 자신의 업무를 직접 등록할 수도 있다고 해요. 예정된 기한 내에 업무 완료를 하지 않으면 지연업무로 표시되므로 원활하게 진행되지 못하고 있는 업무를 그때그때 확인할 수 있다는 사실! 똑똑하죠? 기억해두세요.

월간보고서 스마트로 끝

보고서는 팀에서 자주 사용하는 주간보고 및 월간 보고를 비롯해서 업체와의 미팅 등과 같은 보고서를 편리하게 등록하고 공유할 수 있는 기능입니다. 등록된 보고서는 팀장이 즉시 확인할 수 있고 회차별로 보존됩니다. 요청처리는 팀 간 또는 팀 내부에서 상대방에게 업무 요청을 하고 수락하는 절차를 통해 업무협업을 편리하고 원활하게 만들어줘요.

팀 내부에서 보다는 팀 간 업무협업을 위해 효과적으로 이용될 수 있답니다. 자료실은 여기저기 흩어져있는 업무파일을 관리하는 기능. 업데이트할 때마다 버전별 파일을 보존할 수 있고 수정이력이 남겨지기 때문에 파일의 히스토리를 파악할 수 있답니다. 외부인과도 자료실을 공유하여 수정하고 관리할 수 있다고 하네요. 게시판은 고유 기능 뿐 아니라 메일 연계 기능, 외부인 공유 기능 등이 추가되어 있다는 사실! 똘똘한 애플리케이션 하나 데리고 가시죠!

 

                                업무보고를 한방에! 업무협업 원활하게 이뤄질 수 있어서 편리하고 좋아요!

게시판별로 수신자 메일을 설정하면 게시물 등록과 동시에 수신자의 메일로 발송되고요, 캘린더는 팀의 행사나 회의는 물론 팀원의 휴가 일정, 출장 일정도 공유하는 기능이 있답니다. 주소록에는 팀원의 주소는 물론 고객이나 거래처 정보를 공유할 수 있고요. 출근부 기능도 있어요. 팀의 출근 시간을 등록하면 팀원들의 출퇴근 관련 근태가 기록으로 남아 팀원 관리에 참고할 수 있답니다.

자, 위에 사항들을 정리해볼까요? 주요 메뉴로는 다음과 같아요.

업무진행상황을 체크할 수 있는 현황판과 세부 추진 작업 구성을 보여주는 프로젝트, 팀별 보고 공유를 할 수 있는 보고서, 팀간 요청처리를 보여주는 요청처리, 파일 관리를 하는 자료실과 메일 연계, 외부인과 공유할 수 있는 게시판, 일정 공유를 할 수 있는 캘린더, 주소 공유를 할 수 있는 주소록, 근태 관리를 할 수 있는 출근부! 이렇게 똘똘한 애플리케이션, 업무차질은 있을 수 없다! 자, 이용들 해보시겠어요?

글: 김민정 / 자유기고가